Decimos que los Macros en Excel son una herramienta que te permite grabar una serie de pasos para que el programa haga repetitivo este procedimiento las veces que sea necesario.
Realmente lo que hace el programa es crear un código que represente la serie de pasos ejecutados, es decir, prácticamente lo que hace es crear un programa dentro del mismo. Es una útil herramienta que te permite tomar los datos de manera tal que siempre ejecutes el mismo procedimiento.
Imagina que debes hacer modificaciones a unos registros que vienen con un formato específico y cada vez que te lleguen debes hacerle 30 modificaciones a la hoja de cálculo y será un proceso extremadamente tedioso de realizar. Con una Macro de Excel puedes realizar este proceso y en vez de realizarlo en (supongamos) una hora, se hace automáticamente en un par de segundos, increíble, ¿No?
Las Macros en Excel son una herramienta óptima para realizar tareas rutinarias o procesos complejos, que nos permiten sacarle mucho provecho a las hojas de cálculos. Puedes obtener muchas ventajas de ellas, tales como:
Con herramientas como los Macros en Excel, un trabajo que te lleva realizarlo en horas, puedes realizarlo en segundos. Desde procedimientos sencillos y complejos, hasta personalización de las celdas, puedes ejecutar tus tareas en Excel, con mayor eficiencia.
Por otro lado, muchos de los procesos que hacemos en Excel, al tener un alto nivel de complejidad, lleva a cometer errores. En un ámbito laboral, estos errores pueden reflejarse en pérdidas de tiempo o de dinero e incluso en campos como la contaduría, podría reflejarse en problemas legales.
Así que, al automatizar estos procesos con las Macros en Excel, no solo evitamos el trabajo tedioso, sino que sabemos que siempre y cuando hagamos un buen uso de esta herramienta, el resultado final será efectivo y certero.
Aunque Excel cuente con muchísimas herramientas, los Macros para Excel no son más que otro componente que nos pueden ayudar a diseñar nuevas funcionalidades. Si sabes programar, puedes crear un mundo entero dentro de Excel añadiendo nuevas funciones a través de código.
Previamente, decíamos que el programa consiste en crear una serie de líneas de código, así que te preguntarás: ¿Necesito saber programar para hacer Macros en Excel? Existen dos respuestas a esta interrogante:
1. No. Originalmente puedes desarrollar Macros en Excel sin necesidad de saber programación. Solo necesitas empezar a grabar y el programa irá guardando todos tus pasos.
2. Sí. A pesar de que puedes realizar tus Macros en Excel, no saber programar tiene una importante desventaja. Cuando empiezas a grabar tus Macros en excel, debes realizar cada uno de los pasos.
Imagina que debes realizar una serie de 20 pasos. Apenas olvides uno de esos pasos, tendrás que repetir todo el procedimiento y no equivocarte, eso si no quieres seguir grabando el Macro en excel.
Es por ello, que es muy ventajoso saber programar para realizar Macros en Excel. Si te equivocas o llegas a olvidar un paso, mediante las líneas de código, puedes modificar el algoritmo de manera tal que cumpla con todos los pasos necesarios.
Excel, al igual que el resto de programas del paquete Microsoft Office, usan un lenguaje de programación llamado: Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje de programación registra los pasos que vas ejecutando y Excel tiene características que generan automáticamente el código fuente. ¡Así es como funcionan los macros en excel!
A continuación te mostraremos cómo crear Macros para Excel. Para ello, debemos seguir la siguiente serie de pasos:
Dependiendo de la versión de Excel que tengas, deberás realizar este paso para habilitar Macros en Excel y poder encontrar la opción de “Macros” en Excel.
Haz clic en la pestaña “Archivo”.
Captura de: Microsoft Excel.
Selecciona “Opciones”.
Captura de: Microsoft Excel.
Dirígete a “Personalizar la cinta de opciones” en donde encontrarás un listado de todas las pestañas principales, entre las que podrás encontrar la pestaña de Programador.
Captura de: Microsoft Excel.
Marca la casilla de “Desarrollador” y confirma haciendo clic en “OK”. Ahora la pestaña ya se encuentra en la cinta de opciones.
Captura de: Microsoft Excel.
Posterior a esto, debes dirigirte a la pestaña de “Vista”, en la parte superior derecha. Dependiendo de tu versión de Excel, si tuviste que realizar el paso anterior, entonces tendrás que dirigirte a la pestaña programador. Si ese es el caso, a partir del siguiente punto, todos los pasos son iguales.
Dentro de esta sección, podrás encontrar la opción “Macros” a la derecha de todo. Debes hacer click sobre esta opción y posteriormente, hacer click sobre la opción de “Grabar Macro”.
Captura de: Microsoft Excel.
Te saldrá un cuadro llamado “Grabar Macro”. Allí, deberás dirigirte al recuadro “Nombre de la Macro” y escribir el nombre que quieras darle a tu Macro.
Cuando lo tengas, pulsa en el botón de Aceptar para empezar a grabar el macro. Puedes, adicional al nombre, añadirle una descripción, un acceso abreviado y donde deseas guardar el libro.
Una vez presiones “Aceptar”, el programa empezará a grabar todos los clicks del ratón al igual que las teclas que vayas presionando durante el proceso de grabación.
Captura de: Microsoft Excel.
Una vez hayas terminado la secuencia, deberás dirigirte a la sección “Vista” nuevamente. Te saldrá un cuadro desplegable y tendrás que oprimir “Detener Grabación”. Una vez hagas este paso, tendrás tu macro de Excel lista.
Captura de: Microsoft Excel.
Para ejecutar el macro puedes oprimir el comando que configuraste o puedes ir a sección “Vista”, pulsar “Macros” y posteriormente ver los libros que tengas, donde tendrás la opción de ejecutarlos, modificarlos o eliminarlos.
Captura de: Microsoft Excel.
¡Y listo! Esto es todo lo que debes saber para hacer Macros en Excel.
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Carlos Puell Palma es Ingeniero Industrial, egresado de la Maestría en Finanzas, con amplia experiencia en consultoría en sectores como manufactura, minería, construcción, servicios, educación y sector público. Master Black Belt en Lean Six Sigma, certificado en Gerencia de Proyectos y ACCA (EE. UU.). Especialista en sistemas de gestión, auditoría ISO, gobierno corporativo y gestión de riesgos. Docente de Posgrado y Formación Continua en la Pontificia Universidad Católica del Perú.
Yuri Humala Acuña es un profesional especializado en Logística y Mercadeo de productos industriales y servicios, con experiencia en estrategias comerciales, gestión de inventarios, compras y negociación con proveedores. Actualmente se desempeña como Jefe de Repuestos en Auto Summit Perú S.A.C. (Grupo Algeciras), liderando la organización del negocio de repuestos, la cadena de abastecimiento y las políticas comerciales.