Benchmarking: mucho más que un análisis de la competencia

¿QUÉ ES EL BENCHMARKING?

Uno de los aportes más significativos dentro de la producción bibliográfica existente sobre el benchmarking es el de Spendolini, con su libro titulado “Benchmarking”.  Spendolini realizó una investigación exhaustiva acerca del proceso de benchmarking aplicados por varias empresas y como resultado el mismo propone un modelo de proceso de benchmarking.

El autor define el benchmarking como “Un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales”.

El benchmarking constituye aprender de otros, descubrir métodos innovadores, inspirarse y aprovechar nuevas ideas.

Hay que mirar el benchmarking como un proceso positivo, proactivo y estructurado que tiene como finalidad investigar y comparar las mejores prácticas y métodos utilizados en una actividad, para luego incluirlas en nuestros procesos. El resultado de todo esto será:

1. Mejorar el desempeño de la organización.
2. Tener negocios rentables.
3. Satisfacer las necesidades de los clientes.
4. Tener altos niveles de competitividad.

TIPOS DE BENCHMARKING

Es importante tomar en cuenta en este aspecto que, el proceso básico de benchmarking es el mismo en todos los tipos.

Benchmarking interno:

Es el que compara las acciones internas en la misma organización y es una de las formas como las empresas inician sus prácticas de evaluación comparativa. Suelen realizarse en múltiples departamentos, divisiones o instalaciones ubicadas en diferentes países.

Su objetivo es identificar las mejores prácticas internas y de esta manera transferir el conocimiento a otras partes de la organización.

Además, el benchmarking interno ha ayudado a superar las fronteras que divide a los departamentos de una empresa, al estimular la comunicación interna y la solución conjunta de problemas.

Benchmarking competitivo:

Comprende la identificación de productos, servicios y procesos de trabajo de los competidores directos de la organización. El objetivo es analizar y entender  los enfoques y métodos de la competencia y compararlos con los nuestros.

Este tipo de benchmarking es ampliamente comprendido y aplicado, es el más sencillo de entender ya que se orienta hacia los productos, servicios y procesos de trabajo de los competidores directos; pero también es la forma de benchmarking más difícil de llevar a la práctica, porque las organizaciones objeto de investigación normalmente no están dispuestas a compartir su  información; de allí la importancia de abordar a la competencia con sinceridad y franqueza, presentando los propósitos y métodos para que los consideren antes de pedirles formalmente que participen; de esta manera se establecerá  relaciones basadas en factores de respeto, honestidad, confiabilidad y profesionalismo.

Recuerda, el benchmarking no es lo mismo que hacer el análisis tradicional de la competencia.

Uno de los propósitos más significativos del benchmarking es emplear lo que se ha aprendido acerca de nuestra empresa y nuestros competidores como el medio para identificar lo que es mejor entre las dos y, después, explotar esta percepción de manera tan creativa, como sea posible, garantizando que las mejores prácticas se incorporen a los procesos de trabajo.

Benchmarking funcional/genérico:

Comprende la identificación de productos, servicios y procesos de trabajo de organizaciones que podrían ser o no competidoras directas de nuestra organización. Su objetivo es identificar las mejores prácticas de cualquier tipo de organización que se haya ganado una reputación de excelencia en el área específica que se esté sometiendo a benchmarking. Se le denomina funcional porque se dirige a funciones y procesos comunes y específicos para muchas empresas, tales como: manufactura, ingeniería, recursos humanos, marketing, etc.

¿POR QUÉ EMPLEAR EL BENCHMARKING?

Son diversos los fines por lo que las organizaciones emplean el benchmarking. Unas lo emplean como parte de un proceso de solución de problemas con el propósito de mejorar la organización y otras la emplean como un mecanismo activo para mantenerse actualizadas en las prácticas más modernas del negocio.

“Las organizaciones que empiezan el benchmarking con un claro propósito u objetivo, tienen un éxito mayor que las que emprenden el esfuerzo del benchmarking sin un sentido de propósito o dirección”. – Spendolini

A continuación, estás son algunas de las razones por la cuales se emplea el benchmarking:

Planificación estratégica: Sin duda el benchmarking es una herramienta útil para recopilar la información necesaria durante el proceso de planificación estratégica, para así direccionar una estrategia o identificar riesgos en el desarrollo de un plan a corto y a largo plazo.

Pronósticos: El trabajo realizado en el proceso de benchmarking te da la información necesaria para predecir el estado y la potencialidad del mercado actual, así como conocer las tendencias en el desarrollo de productos y servicios y patrones de comportamiento.

Nuevas ideas: Con la experiencia del benchmarking se tiene acceso a una excelente fuente de ideas de negocios, ya que los individuos que investigan se exponen a nuevos productos y procesos de trabajo.

Comparaciones de productos/procesos: Ya se sabe que uno de las principales actividades del proceso de benchmarking es la recopilación de información sobre las procesos y prácticas comerciales de los competidores o empresas con prácticas excelente. Esta información se emplearía como estándar de comparación de las características, procesos y actividades similares en nuestra organización.

Fijación de objetivos: La mayoría de las empresas utilizan la información producto del benchmarking  para fijar objetivos específicos para sus procesos, que permitan acelerar sus curvas de aprendizaje, tomar decisiones y mejorar su desempeño.

¿A QUE APLICAR BENCHMARKING?

El benchmarking es un potente instrumento que se puede aplicar a la gestión de diversas áreas de trabajo de la organización, por ejemplo:

• Productos y servicios: productos terminados; características de los productos y servicios.
• Procesos de trabajo: cómo un producto o servicio se produce o recibe apoyo.
• Funciones de apoyo: trabajos no directamente asociados con el proceso de producción: finanzas, recursos humanos, etc.
• Desempeño organizacional: costos, beneficios, indicadores de producción, indicadores de calidad.
• Estrategia: planes de corto o largo plazo, procesos de planificación.

PRINCIPALES APORTES DEL BENCHMARKING

Un buen benchmarking  tiene que estar relacionado a la estrategia general de la organización. La planificación estratégica ayuda a centrar y orientar la organización; a partir de ella la misma es capaz de expresar su objetivo fundamental, visualizar las necesidades de los públicos directamente relacionados con ella, definir las áreas de acción en las que debe competir y determinar las fortalezas y los factores clave de éxito. Teniendo en cuenta estos referentes, necesarios, cualquier proyecto de evaluación comparativa generará un valor agregado a la organización.

Además, los beneficios del benchmarking están relacionados con la cultura de la calidad. Si la organización está continuamente evaluándose a sí misma, analizando sus métodos y mejorando incansablemente sus procesos, es casi imposible que el benchmarking no genere resultados beneficiosos en la organización.

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