15 razones por las que Excel es imprescindible en la gestión empresarial y financiera de las empresas

Desde que Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985 esta hoja cálculo  se ha convertido en una herramienta de gran utilidad para todo tipo de usuarios, pero imprescindible para la gestión administrativa y financiera de las empresas, ya que es habitual encontrar en las empresas hojas de cálculo con modelos de facturas, presupuestos, amortizaciones del inmovilizado, previsiones de tesorería, hojas de control de caja, cuadros de amortización de préstamos, hojas de control de líneas de financiación, etc.

Cualquiera que se haya presentado a una entrevista de trabajo en un puesto relacionado con administración, contabilidad y finanzas, es altamente probable que le suene la siguiente pregunta: ¿cuál es su nivel de Excel? Ante esta pregunta caben diferentes respuestas y en función de ellas, nuestro entrevistador puede reaccionar de diferentes maneras:

• Muy alto, trabajo con tablas dinámicas y puedo construir diversos tipos de informes y modelos financieros avanzados. En este caso, lo más probable es que el entrevistador siga la entrevista con normalidad, pero en su interior se sentirá satisfecho con la respuesta, aunque pueda comprobar con una prueba práctica que el nivel de destreza de Excel coincide con la respuesta dada.
• Nivel medio o alto. En cuyo caso el entrevistador es probable que empiece a hacer más preguntas para conocer si nos sabemos desenvolver con las funcionalidades más importantes de Excel, y que también nos pidan que realicemos algún tipo de prueba.
• Otro tipo de respuesta en  la cual nuestra falta de conocimiento del Excel se haga manifiesta. En este caso nuestras posibilidades de acceder al puesto se reducirán drásticamente ya que el manejo de las hojas de cálculo es un requisito muy valorado por casi cualquier empresa en los trabajos de administración y finanzas.

¿Por qué es tan importante Excel en los trabajos administrativos y financieros?

Existen una serie de ventajas que proporciona Excel en los trabajos administrativos y financieros, que son:

1. Optimiza el tiempo de la manipulación y el procesamiento de datos. Excel permite mejorar la productividad al facilitar el tratamiento de los datos con funciones como la ordenación, los filtros, la búsqueda, etc.
2. Es ampliamente utilizado en el reporting de datos para facilitar información de utilidad para la toma de decisiones.
3. Facilita la presentación de los datos en tablas y gráficos. Además, las tablas y gráficos dinámicos permiten analizar los datos desde diferentes ópticas.
4. Se pueden analizar grandes volúmenes de datos.
5. La posibilidad de importar datos facilita el análisis de datos de los programas de gestión y contabilidad, así como de los extractos bancarios.
6. Se puede trabajar en equipo, de manera que diferentes usuarios puede trabajar en una misma hoja de Excel.
7. Es muy útil para verificar la corrección de los datos contables, facilitando por ejemplo el punteo de los mayores contables.
8. El tratamiento en Excel de un balance de sumas y saldos facilita el estudio de la integridad contable de las diferentes cuentas que lo componen.
9. Se suele utilizar para construir el pool bancario.
10. Se puede conectar con otros programas de Office como Access y Word.
11. Permite el desarrollo de modelos financieros complejos en donde utilizar diferentes escenarios.
12. Facilita la creación de modelos de estados financieros para la planificación presupuestaria integral, generando diferentes escenarios en función de las diferentes hipótesis del negocio.
13. Se pueden utilizar todo tipo de funciones y formulas que facilitan el tratamiento de los datos.
14. Simplifica y mecaniza las decisiones sobre valoración de proyectos de inversión, facilitando medidas de rentabilidad, liquidez, simulaciones, etc.
15. Permite la creación de cuadros de mando, integrando diferentes hojas de cálculo.

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