La construcción de tu inventario en una plantilla de Excel es un paso imprescindible para gestionar los recursos de tu pyme. Conocer qué y cuánto tienes es la base sobre la cual construirás tus estrategias de ventas y harás tus proyecciones financieras.
¿Eres de los que aún maneja los inventarios manualmente? ¡Olvídate de los engorrosos libros de inventarios! Las plantillas de Excel para inventarios son una herramienta sencilla que te ayudarán a dar el siguiente paso para automatizar tus procesos.
Para ayudarte en esta tarea, hemos creado un ejemplo de plantilla de Excel que te ayudará a estructurar de una manera más eficiente:
Comienza a llevar tu control de inventario en Excel de forma sencilla y clara, a través de esta plantilla que ha sido descargada por miles de personas y que actualizamos en este 2022 que siga siendo funcional.
Al terminar de leer este artículo, podrás descargarla gratuitamente.
Esta plantilla gratuita ya cuenta con las fórmulas básicas de Excel para realizar los movimientos y operaciones de control de inventarios.
A continuación, te explicamos 3 sencillos pasos para comenzar a utilizarla:
Para empezar, realiza una copia de tu plantilla de inventarios para conservar una en blanco.
De esta manera, puedes hacer copias para registros mensuales, semanales o en la periodicidad que requiera tu inventario.
Primero, localiza el archivo XLS en tu computadora, haz click con el botón derecho de tu mouse y usa la opción duplicar.
👉🏽TIP: Te recomendamos nombrar el archivo especificando las características de tu negocio, así como la periodicidad que aplicarás en tu plantilla, por ejemplo: 2022_La Comercial Inventario.xls
Ahora sí, continúa personalizando tu plantilla insertando el logotipo y nombre de tu empresa:
Notarás que la plantilla tiene las pestañas INSTRUCTIVO, REGISTRO y PRODUCTOS.
Deberás comenzar por la pestaña PRODUCTOS, que es la que te servirá para dar de alta o registrar tus productos por primera vez.
Cada fila de Excel representa un CÓDIGO de producto.
Podrás llenar las celdas con su DESCRIPCIÓN, UNIDAD, CATEGORÍA y ALMACÉN de tus productos. En la última columna deberás definir el STOCK MÍNIMO VIABLE del producto, esto de acuerdo a las existencias que requieras mantener dentro de tu almacén.
👉🏽 Te compartimos un ejemplo:
Si has notado que el chocolate con avellana es el producto que se te acaba más rápido, y el surtido tarda alrededor de media semana, debes calcular el margen del producto que necesitas en existencia para su venta, mientras llega el nuevo pedido.
Para calcular el stock mínimo o de seguridad te recomendamos considerar lo siguiente:
Primero, necesitas capturar tus existencias del momento.
Ejemplo: Supongamos que a inicios de mes recibes 120 kilos de chocolate con avellana.
A continuación, consulta en la pestaña PRODUCTOS que las existencias se han registrado correctamente:
👉🏽TIP: No olvides comprobar que tienes suficiente stock del producto.
En cuanto alcances tu STOCK MÍNIMO VIABLE, aparecerá el signo de alerta al lado del inventario, indicándote que es hora de pedir más chocolate con avellana. En el caso de la imagen de ejemplo, lo que hay que resurtir es el chocolate con almendra.
Ahora bien, para registrar una venta o SALIDA, solo tienes que escribir el código de producto dentro de la pestaña REGISTRO.
Al presionar la tecla ENTER de tu teclado, se llenará automáticamente la fila DESCRIPCIÓN y UNIDAD DE MEDIDA, ya que tu plantilla guardó estos datos cuando registraste tus productos en el paso anterior.
En el momento de registrar tu venta, es importante que establezcas el número de productos en la columna SALIDA.
Cada ENTRADA y SALIDA se registra automáticamente modificando tus números de existencia reales. Tu plantilla te mostrará una alerta y en la columna de SOLICITAR verás la leyenda «Solicitar material». En este caso, te sugerimos verificar tu STOCK MÍNIMO VIABLE.
Como podrás observar, esta plantilla puede ser una excelente forma para que tu negocio comience a automatizar procesos, los cuales te podrían llevar mucho tiempo si los realizas manualmente.
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Eduardo Victor Perez, experto en importaciones desde China con amplia experiencia en comercio internacional. Especialista en procesos de importación desde proveedores asiáticos, búsqueda de mercado chino y gestión de operaciones de comercio exterior. Docente de Negocios Internacionales en ILEN.
Alfredo Martin Berrospi, Ingeniero de Minas y Magíster en Administración (Dirección General, primer puesto), con más de 20 años de experiencia. Docente universitario, Gerente del PMI y consultor en operaciones, con sólida capacidad analítica y de toma de decisiones.
Eduardo Santiago Motta es Jefe de Logística en ISM, liderando la cadena de suministro y asegurando operaciones eficientes orientadas a los objetivos de la empresa. Es Maestro en Administración por ESAN y Licenciado en Negocios Internacionales, con 15 años de experiencia en compras, abastecimiento y planificación de la demanda, además de especializaciones en Operaciones, Logística y Gestión de Proyectos.
Elizabeth Palacios Mendoza es una ejecutiva estratégica con más de 15 años de experiencia en transformaciones basadas en datos. Actualmente se desempeña como Gerente de Data & Analytics en Grupo ILP, en el Distrito Central, Francisco Morazán, Honduras, impulsando eficiencia y crecimiento a través de la analítica.
Fiorela Aguilar Zavaleta es funcionaria pública vinculada a procesos administrativos y de selección en la SUNAT, y figura también como coordinadora de logística en el Poder Judicial del Perú, desempeñándose en roles operativos y de gestión institucional dentro del sector público.
Guillermo Unda Díaz, Ingeniero Civil y PMP®, con amplia experiencia en gestión de proyectos. Actualmente se desempeña como docente y consultor en gerencia de proyectos, vinculado a programas académicos y al PMI®
Jennifer Elizabeth Chambio Hermosa, profesional con más de 10 años de experiencia en el sector público, especializada en gestión institucional y trabajo por resultados. Ha ocupado cargos directivos y de asesoría en entidades como MININTER, MINSA, SERVIR, MINEDU, CGR, LEGADO y MIDAGRI.
Jorge Luis Bustamante, Es un ejecutivo especializado en estrategia de datos y tecnología con una trayectoria destacada en el sector financiero. Actualmente se desempeña como Líder de Estrategia Corporativa de Data & Analytics en Credicorp.
José Ignacio Andrades Sosa es Gerente Público y académico, con más de 35 años de experiencia en gestión pública y privada; se especializa en administración estratégica y procesos logísticos, y fue jefe de FONDEPES (2022–2023), liderando el desarrollo de la pesca artesanal.
Cecibell Rojas Revoredo es Ingeniera Informática de la Universidad Católica, con diplomado en Gerencia de Proyectos (UPC) y certificación Scrum Master. Cuenta con 12 años de experiencia en optimización de procesos, gestión de proyectos e inteligencia de negocios, y actualmente se desempeña como Agile Team Coach en el Banco de Crédito del Perú (BCP).
Ernesto Calvo Arana es instructor oficial de certificación PMP® y especialista en Gerencia de Proyectos. Se desempeña como instructor certificado por el Project Management Institute (PMI), enfocado en la formación y preparación profesional en dirección de proyectos.
Silvia Villanueva Gavidia es Ingeniera Química (UNT), con estudios de Maestría en Química Analítica (UNMSM) y en Gestión Pública (USMP). Docente de postgrado y consultora en SGS Academy Perú, con más de 15 años de experiencia en implementación y auditoría de Sistemas de Gestión ISO, mejora de procesos y calidad en sectores público y privado.
Diego Calvo Ibañez es Ingeniero y Master con más de 20 años mejorando la rentabilidad empresarial. Experto en procesos transversales, calidad, operaciones y planeamiento estratégico. Catalizador de cambios y team player, enfocado en desarrollar talento y construir el futuro organizacional. Gerente de Consultoría en DC Consulting S.A.C.
Carlos Puell Palma es Ingeniero Industrial, egresado de la Maestría en Finanzas, con amplia experiencia en consultoría en sectores como manufactura, minería, construcción, servicios, educación y sector público. Master Black Belt en Lean Six Sigma, certificado en Gerencia de Proyectos y ACCA (EE. UU.). Especialista en sistemas de gestión, auditoría ISO, gobierno corporativo y gestión de riesgos. Docente de Posgrado y Formación Continua en la Pontificia Universidad Católica del Perú.
Yuri Humala Acuña es un profesional especializado en Logística y Mercadeo de productos industriales y servicios, con experiencia en estrategias comerciales, gestión de inventarios, compras y negociación con proveedores. Actualmente se desempeña como Jefe de Repuestos en Auto Summit Perú S.A.C. (Grupo Algeciras), liderando la organización del negocio de repuestos, la cadena de abastecimiento y las políticas comerciales.