La Gestión del Tiempo eficaz en las empresas se basa en la planificación, la priorización y la programación. Las tareas deben priorizarse de acuerdo a su importancia y urgencia, con una organización periódica. Se realiza un ajuste diario de acuerdo a las prioridades establecidas, estableciendo metas en un período de tiempo determinado.
Los listados, diagramas de flujo, conjuntos de tareas y objetivos permiten plasmar las relaciones de interdependencia en el tiempo y aumentar la productividad. En este sentido, algunos software resultan de utilidad para la Dirección de Proyectos, tales como Microsoft Project o Primavera Professional Project Management.
La planificación de tareas va precedida de la priorización. A cada tarea se ha de asignar unos recursos, unos objetivos y un período de tiempo determinado. En la priorización debe considerarse la importancia y la urgencia.
Las tareas como los vencimientos, crisis, accidentes, problemas, … resultan importante y urgentes. Otras tareas relacionadas con la estrategia, planificación, valores,… son importantes, pero no urgentes. Por otro lado, hay tareas que no son importantes, pero sí urgentes, como las llamadas telefónicas, trámites administrativos, etc. Finalmente, entre las tareas no importantes, ni urgentes, se pueden encontrar los informes, por ejemplo. Para mejorar la productividad, se trata de ejecutar lo urgente e importante, planificar lo no urgente e importante, delegar y/o ejecutar lo urgente y no importante, y posponer o eliminar lo no urgente y no importante.
Delegar supone ventajas como aumentar el tiempo disponible, reducir el estés y motivar a la persona en la que se delega. Además, implica mejorar la comunicación y aumentar la productividad en general.
Tras la planificación y priorización tiene lugar la acción. Cada unas de las tareas ha de ser finalmente evaluada.
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