Es ese programa de ofimática que se le atraganta a más de uno. Un software destinado a hacer hojas de estilo muy enfocado a departamentos de contabilidad, recursos humanos, márketing y otros, pero que muchas veces no se le saca el suficiente partido. En parte por las engorrosas -y temibles- fórmulas. Hablamos, claro está, de Excel. ¿Quién no se ha atascado alguna vez cuando quería lograr un resultado? Bien, aquí te proponemos una serie de consejos, atajos y trucos para nivel principiante que te permitirán un tiempo precioso en tu trabajo.
Lo primero es conocer el programa informático que pertenece a la suite de ofimática de Microsoft, aunque existen otras variantes que incluyen la mayoría de sus funciones como las hojas de cálculo de Google Drive o un Excel de software libre.
El problema es que este software, que sigue siendo el producto de referencia para las personas que buscan dar sentido a los datos, tiene tantas opciones que pueden abrumar a más de uno. Aunque hay distintas versiones, aquí van algunas ideas para la versión de 2013.
Una de las operaciones más sencillas y recurrentes es insertar nuevas filas a una tabla que estamos confeccionando. Ocurre que estás agrupando una serie de datos y, de repente, reparas en que te falta añadir más información. Pues bien, hay un atajo de teclado que permite agilizar todo el proceso fácilmente. Tan solo hay que pulsar la tecla «Control», mantener «Mayúsculas» y darle al «+». De esta manera, el sistema te advierte del número total de filas que vas a querer insertar.
Otro de los atajos de teclado que te harán el uso de este programa más fácil es entrar en modo edición en cada celda, es decir, en cada cajita donde se añade texto o cifras. Para ello, hay que pulsar la tecla de función «F2». Una tecla esencial que te va a reducir bastante tiempo es «F4». Si la pulsas se replica la última acción ejecutada. Es decir, si has introducido una fórmula compleja la repite fácilmente.
También es esencial agilizar tareas por medio de abrir menús y submenús rápidamente. Así, en las últimas versiones de Excel se puede mostrar una pestaña en la cinta de opciones presionando tan solo la tecla de la pestaña. Si se pulsa la letra B entras en la pestaña «Insertar», mientras que si lo haces con la letra U consultas las «Fórmulas». Eso sí, siempre manteniendo la tecla «Alt» del teclado.
Normalmente, cuando una persona está creando una tabla le quiere dar un toque especial y hacerlo visualmente intuitivo y fácil de consultar. Es donde entran en juego algunos recursos visuales. Así, si se pulsa «Ctrl+Mayus+&» se aplica el contorno a las celdas seleccionadas, mientras que «Ctrl+Mayus_» hace lo contrario, quitar el contorno de las celdas seleccionadas.
En la larga lista de atajos de teclado de Excel se encuentra también una que posiblemente se le dará bastante uso. Es aplicar el formato «fecha» con el día, mes y año de la entrada. Se hace con la combinación «“Ctrl+Mayus+#». Por contra, se si quiere añadir la hora y los minutos se pulsa «Ctrl+Mayus+@». Para insertar la hora actual hay que hacer «Ctrl+Mayus+».
Si la hoja de cálculo contiene datos, «Ctrl+A» permite seleccionar la región actual. Al presionar «Ctrl+E» por segunda vez, se selecciona toda la hoja de cálculo. Cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula, se muestra el cuadro de diálogo Argumentos de función. En cambio, con «Ctrl+Mayús+A» se puede insertar paréntesis y nombres de argumento cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula.
Con el comando «Ctrl+V» se inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción y reemplaza cualquier selección. Es decir, el clásico «pegar». Está disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda. «Ctrl+Alt+G» muestra el cuadro de diálogo «Pegado especial». Disponible únicamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda en una hoja de cálculo o en otro programa.
Se trata de la opción llamada «Flash Fill» o «Relleno rápido» en 2013, con la que automáticamente se pueden rellenar los datos cuando la herramienta detecta un patrón. Por ejemplo, si se pone una lista de números de productos en las primeras diez celdas de la columna A: de «ABC-00001» a «ABC-00010», solo necesitas rellenar esos número correlativos. Se puede usar para separar los nombres y apellidos de una sola columna, o combinar nombres y apellidos de dos columnas diferentes. La opción debes de tenerla activada («Herramientas/Opciones/Avanzadas/Opciones» de edición y seleccione la casilla Relleno rápido automático). Luego, empieza a escribir «00001», o el patrón que desees, en la primera celda. Escribe el siguiente número en la celda que se encuentra debajo. Entonces, «Flash Fill» reconocerá el patrón y completará los números de producto restantes por ti. Pulsa la tecla Intro para aceptar.
Esta es una de las primeras funciones que probablemente aprenderás en Excel: cómo sumar una fila o columna. Pero, ¿sabes cómo ejecutar la acción en segundos? ¿Cómo se hace? Selecciona la celda final sabía de una fila o columna y presiona «Alt +» para ejecutar la función. Autosuma está: «Inicio/Autosuma/Fórmulas/Autosuma».
Una de las funciones más extendidas es sumar. Sin «sumar» muchos usuarios de este servicio no le encontrarían ningún sentido. Las operaciones matemáticas básicas son bastante sencillas introduciras. Por ejemplo, si quieres sumar dos o más números hay que escribir en el campo de fórmulas «SUMAR.SI», por lo se generará automáticamente la secuencia. Si se seleccionan las cifras y se añade esta fórmula en otra celda se sumarán todos. Útil para hacer la contabilidad. Ejemplos, SUMAR.SI(A1:A10).
Es fantástico lo que puede hacer este software. Por ejemplo, también permite crear gráficos fácilmente de manera sencilla. Para ello, hay que seleccionar una serie de datos añadidos en las columnas (por ejemplo, número de afectados) y pulsar en «Insertar/Gráfico». Así aparecerán varias opciones para modificar tanto sus colores como el tipo y estilo del mismo. Una operación fácil de usar. Para seleccionar todos los datos de una columna tan solo hay que dirigirse al primer valor y, mientras se pulsa «Mayúsculas», ir al último número que quieres utilizar.
Ahora conoces por qué es importante aprender Excel. Independientemente de la carrera que pienses estudiar, manejar este programa te será de gran ayuda en tu futuro profesional. Informes aquí.
Eduardo Victor Perez, experto en importaciones desde China con amplia experiencia en comercio internacional. Especialista en procesos de importación desde proveedores asiáticos, búsqueda de mercado chino y gestión de operaciones de comercio exterior. Docente de Negocios Internacionales en ILEN.
Alfredo Martin Berrospi, Ingeniero de Minas y Magíster en Administración (Dirección General, primer puesto), con más de 20 años de experiencia. Docente universitario, Gerente del PMI y consultor en operaciones, con sólida capacidad analítica y de toma de decisiones.
Eduardo Santiago Motta es Jefe de Logística en ISM, liderando la cadena de suministro y asegurando operaciones eficientes orientadas a los objetivos de la empresa. Es Maestro en Administración por ESAN y Licenciado en Negocios Internacionales, con 15 años de experiencia en compras, abastecimiento y planificación de la demanda, además de especializaciones en Operaciones, Logística y Gestión de Proyectos.
Elizabeth Palacios Mendoza es una ejecutiva estratégica con más de 15 años de experiencia en transformaciones basadas en datos. Actualmente se desempeña como Gerente de Data & Analytics en Grupo ILP, en el Distrito Central, Francisco Morazán, Honduras, impulsando eficiencia y crecimiento a través de la analítica.
Fiorela Aguilar Zavaleta es funcionaria pública vinculada a procesos administrativos y de selección en la SUNAT, y figura también como coordinadora de logística en el Poder Judicial del Perú, desempeñándose en roles operativos y de gestión institucional dentro del sector público.
Guillermo Unda Díaz, Ingeniero Civil y PMP®, con amplia experiencia en gestión de proyectos. Actualmente se desempeña como docente y consultor en gerencia de proyectos, vinculado a programas académicos y al PMI®
Jennifer Elizabeth Chambio Hermosa, profesional con más de 10 años de experiencia en el sector público, especializada en gestión institucional y trabajo por resultados. Ha ocupado cargos directivos y de asesoría en entidades como MININTER, MINSA, SERVIR, MINEDU, CGR, LEGADO y MIDAGRI.
Jorge Luis Bustamante, Es un ejecutivo especializado en estrategia de datos y tecnología con una trayectoria destacada en el sector financiero. Actualmente se desempeña como Líder de Estrategia Corporativa de Data & Analytics en Credicorp.
José Ignacio Andrades Sosa es Gerente Público y académico, con más de 35 años de experiencia en gestión pública y privada; se especializa en administración estratégica y procesos logísticos, y fue jefe de FONDEPES (2022–2023), liderando el desarrollo de la pesca artesanal.
Cecibell Rojas Revoredo es Ingeniera Informática de la Universidad Católica, con diplomado en Gerencia de Proyectos (UPC) y certificación Scrum Master. Cuenta con 12 años de experiencia en optimización de procesos, gestión de proyectos e inteligencia de negocios, y actualmente se desempeña como Agile Team Coach en el Banco de Crédito del Perú (BCP).
Ernesto Calvo Arana es instructor oficial de certificación PMP® y especialista en Gerencia de Proyectos. Se desempeña como instructor certificado por el Project Management Institute (PMI), enfocado en la formación y preparación profesional en dirección de proyectos.
Silvia Villanueva Gavidia es Ingeniera Química (UNT), con estudios de Maestría en Química Analítica (UNMSM) y en Gestión Pública (USMP). Docente de postgrado y consultora en SGS Academy Perú, con más de 15 años de experiencia en implementación y auditoría de Sistemas de Gestión ISO, mejora de procesos y calidad en sectores público y privado.
Diego Calvo Ibañez es Ingeniero y Master con más de 20 años mejorando la rentabilidad empresarial. Experto en procesos transversales, calidad, operaciones y planeamiento estratégico. Catalizador de cambios y team player, enfocado en desarrollar talento y construir el futuro organizacional. Gerente de Consultoría en DC Consulting S.A.C.
Carlos Puell Palma es Ingeniero Industrial, egresado de la Maestría en Finanzas, con amplia experiencia en consultoría en sectores como manufactura, minería, construcción, servicios, educación y sector público. Master Black Belt en Lean Six Sigma, certificado en Gerencia de Proyectos y ACCA (EE. UU.). Especialista en sistemas de gestión, auditoría ISO, gobierno corporativo y gestión de riesgos. Docente de Posgrado y Formación Continua en la Pontificia Universidad Católica del Perú.
Yuri Humala Acuña es un profesional especializado en Logística y Mercadeo de productos industriales y servicios, con experiencia en estrategias comerciales, gestión de inventarios, compras y negociación con proveedores. Actualmente se desempeña como Jefe de Repuestos en Auto Summit Perú S.A.C. (Grupo Algeciras), liderando la organización del negocio de repuestos, la cadena de abastecimiento y las políticas comerciales.