Te encanta organizar las tareas individuales y los cronogramas de un proyecto. Eres muy inteligente y estás listo para gestionar proyectos, presupuestos, recursos y equipos a gran escala. Tu brillante carrera de gestión de proyectos está a la vuelta de la esquina.
¿Estás interesado en saber más sobre la gestión de proyectos? Accede aquí a un glosario completo con 50 términos que deberías conocer. La jerga de la industria está repleta de acrónimos, y quizás necesites un rápido repaso para estar actualizado.
Aquí vamos. Cómo gestionar un proyecto exitoso con estos 50 términos
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Buena pregunta. La gestión de proyectos es la implementación de estrategias, habilidades y herramientas para alcanzar un objetivo específico, que en general es un (redoble de tambores) proyecto.
Todo proyecto surge de una idea que se debe planificar, organizar, ejecutar, gestionar y medir, además de hacer un seguimiento de ella, con el objetivo de completar el proyecto y así llegar a la meta: el éxito. Los gerentes de proyecto (como tú) supervisan todos esos aspectos, además de las tareas individuales, cronogramas, presupuestos, alcance y recursos necesarios para alcanzar el éxito.
Pero no te preocupes, tú puedes. A continuación, encontrarás un glosario de gestión de proyectos con los términos que necesitas saber (en orden alfabético para que los encuentres más rápido).
Agile es una de las metodologías de gestión de proyectos de trabajo rápido, que está diseñada para adaptarse a cambios acelerados. Los equipos suelen ser pequeños y trabajar en sprints cortos, sin procesos largos u obstáculos que hagan más lento su trabajo.
Una tarea atrasada es una lista completa de las tareas que conforman el alcance del proyecto en su totalidad. Las tareas (o los entregables) que se incluyen en las tareas atrasadas se organizan y se ejecutan en orden de prioridad.
Una línea base es un plan original o una estimación que incluye el cronograma, el presupuesto, el alcance y los objetivos de un proyecto. Es un parámetro importante para medir el progreso del proyecto y hacer las modificaciones necesarias.
Los bloqueadores, como su nombre lo indica, bloquean o hacen más lento el progreso del trabajo. Se deben prever y eliminar de antemano. Estos obstáculos pueden incluir desde complicaciones tecnológicas, hasta limitaciones en el presupuesto.
Un cuello de botella entorpece y limita el flujo, el ritmo y la capacidad de un proyecto. Puede ser, por ejemplo, partes interesadas con muchos entregables pendientes de aprobación o procesos que pueden generar una sobrecarga.
La lluvia de ideas es una herramienta para proponer conceptos y soluciones creativas. Durante una lluvia de ideas, se emplean diversas técnicas, pero la clave es reunir la mayor cantidad y seleccionar la mejor.
El presupuesto es el costo total estimado que se necesita para realizar un proyecto. Los costos del proyecto se calculan como el monto total de las partes, que incluye las etapas del proyecto, las tareas, los costos de operación, el personal y las herramientas y los servicios necesarios.
Los casos prácticos son recursos que permiten analizar casos de uso y varios enfoques en la gestión de proyectos. Suelen ser estudios con respaldo científico que facilitan varios aspectos del proceso de toma de decisiones.
La gestión de cambios es saber cómo gestionar y controlar los cambios en una organización, un equipo o un proyecto. Este método busca mantener el control y la eficiencia cuando se presentan cambios.
Un plan de contingencia es un plan B detallado en caso de emergencias, donde se indica cómo abordar las interrupciones o los problemas a corto y a largo plazo que puedan surgir durante el proyecto.
El método de la ruta crítica, o CPM (por las siglas en inglés de, “Critical Path Method”), es una técnica de representación para planificar el proyecto paso por paso. Se trata de un algoritmo que se basa en el tiempo que tomará completar cada tarea. Además, permite determinar el orden de las tareas y el cronograma de todo el proyecto.
Los paneles son herramientas digitales que facilitan la gestión de proyectos, de equipos y de tareas. Son núcleos que concentran información organizada, miembros del equipo y comunicación en línea y, en ocasiones, herramientas visuales como análisis, todo en un solo lugar.
Todos los proyectos contienen uno o más entregables, que son los resultados que se entregan a lo largo del proyecto o al finalizarlo. Los entregables son productos o servicios, como informes, actualizaciones de servicio, materiales de marketing o bienes.
La gestión del valor ganado, o EVM (por las siglas de la frase original en inglés, “Earned Value Management”), es una gran manera de medir el rendimiento y el progreso de un proyecto. Se calcula según el alcance, el cronograma y los costos del proyecto.
Fast tracking es una manera de agilizar el progreso del proyecto y acortar el cronograma de entrega. Suele lograrse con la ejecución de varias tareas en paralelo y la eliminación de tareas innecesarias.
El diagrama de Gantt es un gráfico de barras que permite planificar las tareas del proyecto y calcular actividades (en el eje Y) y tiempo (en el eje X). Es una gran manera de visualizar cuánto tomará cada tarea durante todo el proyecto y de hacer un seguimiento del progreso.
La gestión de incidencias es una manera de buscar y resolver incidencias. Puede llevarse a cabo en los siguientes pasos: búsqueda de incidencias, identificación, evaluación y jerarquía, estrategias y respuestas ante las incidencias, y supervisión de los resultados.
La reunión inicial es la primera reunión con las partes interesadas y los miembros del equipo al comienzo del proyecto.
El acta de la reunión consta de las notas que se toman durante una reunión y que suelen incluir los aportes clave y los próximos pasos.
Los hitos son puntos clave durante el cronograma de un proyecto que pueden considerarse marcas para celebrar y evaluar el progreso.
La misión crítica puede hacer referencia a cualquier factor fundamental que contribuya al éxito del proyecto, o al proyecto en sí mismo que resulta esencial para el éxito de una organización.
El gráfico PERT, que en inglés se refiere a la técnica de revisión y evaluación de programas, es una herramienta de gestión de proyectos para organizar tareas y cronogramas.
La adquisición constituye la compra de bienes, servicios o suministros. En este ámbito, implica obtener todo lo necesario para completar un proyecto.
Las limitaciones del proyecto son cualquier factor que pueda obstaculizar el éxito de este, como los riesgos, el alcance, el cronograma, el presupuesto o las incidencias en la calidad.
El ciclo de vida de un proyecto comprende las etapas por las que pasa, desde el inicio hasta la planificación, la ejecución y la finalización.
Este software, similar al panel de gestión de proyectos, se utiliza para trabajar en todos los aspectos de la gestión de proyectos, desde la planificación y los recursos asignados hasta la comunicación entre las partes interesadas y los miembros del equipo.
Es la persona encargada de todos los aspectos incluidos en la planificación, el inicio, la ejecución y la finalización de un proyecto en particular, así como sus resultados.
El plan de proyecto es un documento aprobado que se elaboró antes de la ejecución del proyecto. Define el alcance, el cronograma y los costos del proyecto y sirve de guía durante todo el proceso.
El control de calidad es una manera estandarizada de garantizar que un producto, servicio o proyecto satisfaga las expectativas de calidad de una organización y sus clientes.
RACI es la sigla en inglés para «responsable, aprobador, consultado e informado». Mediante esta matriz, se asignan roles y responsabilidades a las partes interesadas y a los miembros del equipo dentro de las actividades del proyecto.
La elaboración de informes en la gestión de proyectos es una manera visual de revisar el estado, el progreso o los resultados de un proyecto. Se suele realizar durante todo el ciclo de vida del proyecto y permite gestionar las expectativas y comparar los resultados con la línea base.
La asignación de recursos consiste en identificar y asignar los mejores recursos disponibles (contemplados en el presupuesto) y destinarlos a un proyecto en particular.
Llamamos recursos a todas las personas y a todo lo que sea necesario para la realización de un proyecto o tarea. Esto puede incluir desde el talento (personas) hasta los fondos, el tiempo, los servicios y las herramientas.
Es el proceso de buscar, identificar y evaluar riesgos que puedan afectar al proyecto, así como gestionarlos y responder ante ellos. Los riesgos pueden incluir desde interrupciones en la prestación de servicios hasta la reasignación de recursos.
La reducción de riesgos es una estrategia cuyo fin es minimizar la probabilidad de que estos o sus efectos interfieran en el proyecto mediante la implementación de determinadas precauciones según el tipo de riesgo.
Un propietario de riesgos es la persona a cargo de la gestión y la reducción de riesgos.
El alcance es un esquema de los límites de todos los aspectos de un proyecto. Comprende el presupuesto, el cronograma, los entregables, las tareas y las expectativas, entre otros.
La corrupción del alcance ocurre cuando el alcance de un proyecto aumenta sin control y empieza a utilizar el tiempo y los recursos asignados a otras tareas.
Tal como la gestión de proyectos Agile, Scrum es una de las metodologías de gestión de proyectos que consta de sprints rápidos y cortos. Los equipos pequeños suelen enfocarse en el desarrollo continuo de los entregables del proyecto mientras que un líder se encarga de eliminar los obstáculos.
Slack (o margen) es la cantidad de tiempo máxima que las tareas pueden retrasarse sin repercutir en el cronograma del proyecto. Las tareas sin slack deben llevarse a cabo antes que aquellas con más flexibilidad.
En la gestión de proyectos Agile y Scrum, los equipos trabajan dentro de un ciclo de desarrollo continuo, compuesto de sprints cortos. Un sprint es la cantidad de tiempo predeterminada para completar un ciclo, una iteración o una tarea en un proyecto.
Las partes interesadas comprenden a cualquier persona, organización o equipo que pueda verse influenciado por los resultados o aspectos de un proyecto. Es probable que formen parte de las consultas y las decisiones.
En un informe de estado, se resume el progreso de un proyecto hasta ese momento según su plan inicial. Permite mantener al día a las partes interesadas, reducir riesgos y administrar bloqueos durante todo el ciclo de vida del proyecto.
La sigla FODA se desarrolla como fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Los gerentes de proyectos analizan estos factores clave para comprender mejor los riesgos y las oportunidades potenciales.
Es la gestión de las tareas de un proyecto en todas sus dimensiones, desde supervisar el trabajo de los equipos en cuestiones específicas hasta organizar los detalles y los cronogramas de cada tarea.
Comprende un desglose de todas las tareas y actividades de un proyecto en particular, organizadas en orden cronológico, con fecha de inicio y de finalización.
Los casos de uso son todas las maneras en que un consumidor final puede usar un producto o servicio. Pueden resultar útiles para conocer el alcance y los requerimientos del proyecto.
A diferencia de la planificación y la gestión de proyectos Agile, la metodología tradicional en cascada se aplica de manera secuencial sobre las etapas del proyecto establecidas con claridad y suele utilizarse en proyectos fijos a gran escala.
Es el desglose de un proyecto que resulta fácil de comprender y que está organizado, con sus respectivas tareas, en secciones de jerarquía.
El trabajo en curso, o WIP (por las siglas de la frase original en inglés, “Work In Progress”), consiste en el trabajo aprobado (o personal, materiales u otros gastos del proyecto) que aún debe facturarse, pero que ya se completó o se realizó parcialmente. En la gestión de tareas, esto significa que aún se está trabajando en esa tarea y que pronto se entregarán los resultados.
¡Eso es todo!
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