Tres herramientas empleadas por la gerencia de proyectos

Un gerente de proyectos tiene a su disposición muchas herramientas. Entre ellas destacan las de tres tipos: las informáticas, las de apoyo documental y las pedagógicas.

Dada la existencia de una gran variedad de herramientas utilizadas para la gestión de proyectos, diríamos que el principal problema no está en encontrar herramientas sino en identificar cuáles son las que mejor se pueden adaptar a las necesidades de un proyecto.

Entre las herramientas informáticas empleadas por los gerentes de proyectos se encuentran:

• Gestor de Proyectos-PWA Server: es una herramienta empresarial basada en un servidor que permite que varios usuarios realicen en forma colaborativa la planificación, el seguimiento y la actualización de todas las etapas de un proyecto.
• Share Point / Sitio del proyecto: es el lugar donde se almacena, organiza y comparte información del proyecto desde cualquier dispositivo, móvil o desktop. Desde estos también se puede acceder al sitio. Para ello se requiere un explorador web (Internet Explorer, Chrome o Firefox).
• WBS Chart Pro / Microsoft Visio: es una herramienta que permite visualizar la estructura de desglose de trabajo de manera gráfica.
• Correo alectrónico UCC: esta herramienta permite la comunicación con los integrantes del equipo del proyecto y con los interesados internos, de acuerdo al Protocolo de Gestión de Comunicaciones.
• Página Web UCC: es un sitio web donde hay un micrositio relacionado con la gestión de proyectos, que facilita la comunicación y donde se publica información relevante de los proyectos en ejecución.
• Gestor de contenidos: es la plataforma institucional para la gestión de documentos, especialmente de comunicaciones oficiales.

Las herramientas de apoyo documental

• Documentos para la formulación de proyectos: es el grupo conformado por los siguientes formatos: diagrama de formulación y aprobación de proyectos, procedimiento de formulación de proyectos, guía para la formulación de proyectos, plantilla para la formulación de proyectos, instructivo para la formulación de proyectos y formatos en excel para la formulación de proyectos.
• Documentos para la dirección de proyectos: se trata de una serie de documentos, todos ellos importantes: el enunciado del alcance del proyecto, la gráfica EDT, cronograma, presupuesto, solicitud de compra, definición de responsabilidades, la matriz RACI, organigrama, análisis de involucrados, análisis de riesgos, matriz de comunicaciones, informe de avance y de estado del proyecto, solicitud del requerimiento de seleccionar personal, agenda de capacitaciones, acta de reuniones, registro de incidentes, solicitudes de cambio, acta de entrega y recepción de los entregables, documento de cierre, evaluación de desempeño del equipo en el Gestor de Protectos – PWA, registro de lecciones aprendidas.

Las herramientas pedagógicas

La gerencia de proyectos puede disponer de tres herramientas pedagógicas principales: los manuales, los vídeos y material didáctico.

1. Entre los manuales a desarrollar destacan el manual para la creación de la estructura de desglose de trabajo (EDT) en la herramienta Microsoft Visio y el manual Microsoft Project Professional.
2. Entre los vídeos se recomienda considerar el tutorial para el registro del informe de avance en la opción Mis Tareas del Gestor de Proyectos-PWA, para los integrantes del equipo del proyecto. También el tutorial para la dirección de proyectos en el Gestor de Proyectos-PWA por parte del líder del proyecto. Y un tercer vídeo puede ser una presentación en la que se destaque la importancia de la oficina de proyectos en la organización.
3. El material didáctico puede incluir: un brochure introductorio a la gestión de proyectos, un afiche de procesos detallados y una guía práctica para líder del proyecto.

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