En posts anteriores vimos cómo la gestión de proyectos suponía el impulso, la planificación, la organización, el control y la evaluación de los recursos con el propósito de alcanzar un/os objetivo/s determinado/s. Además de un buen equipo humano, podemos contar con algunas herramientas interesantes para la gestión de proyectos. ¡Fórmate ahora con un Diploma de Gerencia de proyectos!
¿Qué nos permiten realizar las herramientas de gestión de proyectos?
Antes de empezar a concretar las herramientas, iniciemos el apartado explicando qué nos han de permitir hacer éstas:
- Obtener información en todo momento del proyecto y de su evolución.
- Conocer su trazabilidad: todos los pasos e hitos desde su inicio; así como los recursos utilizados y los productos generados. Es decir, hemos de saber qué miembro del equipo está en qué paso, en qué tarea y cómo es la progresión de cada una de las acciones y actividades de los procesos.
- Si se trata de gestionar un proyecto de manera colaborativa, deben permitir compartir información, documentos y la comunicación multidireccional.
- Calcular costes del proyecto, así como los tiempos dedicados.
- Obtener indicadores, que permitan ir evaluando el proceso en diferentes momentos del tiempo y en la evaluación final.
- Y, además, deben facilitarnos el trabajo haciéndolo más ágil y eficiente.
Las herramientas vamos a dividirlas entre clásicas y modernas. Aunque formen parte de dos conjuntos diferenciados, la mayoría de los instrumentos tecnológicos tienen en sus bases el esqueleto, árbol o mapa mental de los clásicos.
Herramientas clásicas para la gestión de proyectos
Los flujogramas o diagramas de flujos
Son representaciones gráficas de los pasos de un proceso. Cuentan con una simbología concreta que permite indicar si ese paso genera un documento, si hay que tomar una decisión, si es una actividad, un conector del proceso, etc. Esta herramienta favorece mucho la comprensión del proceso dado que los dibujos se asimilan fácilmente y, además, favorece la mejora continua al poder identificarse todos los pasos pero también las interacciones entre puntos, los cuellos de botella, las dificultades en los puntos de decisión, etc.
El diagrama de Gantt
Nos ayuda a exponer el tiempo dedicado a cada tarea o actividad.
El diagrama de Pert
Es un instrumento gráfico que nos permite ver las relaciones entre las tareas de un proyecto y calcular los tiempos del mismo.
El mapa de procesos
Nos sirve como inventario gráfico de los procesos por ejemplo del proyecto, que ha de incluir también las actividades y las tareas.
Otras herramientas online
Otras herramientas para la gestión de proyectos serían: mapas relacionales, hojas de control, diagramas causa-efecto, etc. Actualmente existen muchísimas herramientas de este tipo. Por citar sólo algunas:
- Project. Un programa clásico de la firma Microsoft. Nos permite planificar, controlar y representar gráficamente la información del proyecto, permitiendo una comunicación a terceros muy visual. Además permite la asignación de recursos, administrar presupuesto y analizar las cargas de trabajo del equipo. También ha incluido en sus últimas versiones el trabajo colaborativo. Su principal inconveniente, frente a otros programas gratuitos, es que su precio.
- Openproject. En la línea del anterior software, permite una multitud de opciones: desde diagramas de Gantt, pasando por registros de tareas, responsabilidades, documentación, notas diarias, etc.
- Teamlab. Es una plataforma de gestión gratuita para las pimes que nos permite tener una especie de red social en la empresa y que, por tanto, puede ser útil como forma de comunicación y motivación del equipo gestor implicado.
- Redbooth. Es una herramienta colaborativa que ayuda a gestionar las tareas y su priorización. Nos permite conocer la actualización del estado del proyecto de manera casi instantánea. Además, en sus últimas versiones ha incorporado mejoras que permiten, entre otros, realizar chats entre los miembros del equipo o videoconferencias.
- Evernote, que sin ser un gestor de proyectos estrictamente sí que nos sirve para una ordenadísima gestión de tareas, con facilidad para su priorización. Concebido como un espacio de trabajo, nos permite el registro de ideas en notas, notas que luego puedes agrupar en libretas. Así mismo, te permite llevar este escritorio de trabajo digital sincronizado en todos tus dispositivos. En la misma línea está el famoso THINGS, que
- Things. Se ha popularizado mucho, y es una de las mejores aplicaciones para el entorno Apple en cuanto a gestión de productividad: proyectos, tareas, plazos, recordatorios. Además, en la línea del anterior, permite capturar notas e ideas y diseñar etiquetas.
A la hora de escoger una de estas herramientas hay que tener en cuenta varias cuestiones: ¿Hace nuestra organización mucho o poco trabajo colaborativo?, ¿los miembros de los equipos trabajan juntos o en diferentes espacios diferenciados y en distintos emplazamientos?, ¿cuántas personas conforman los equipos?, ¿cuál es la complejidad de nuestros proyectos?, ¿son importantes los tiempos de desarrollo de las tareas?, ¿precisaremos de chats o videoconferencias?, etc.
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