El seguimiento de proyectos y la gestión de proyectos son dos actividades que a simple vista parecen ser la misma cosa, sin embargo, hay mucho qué diferenciar entre ambas; en esta publicación mencionaremos la disparidad entre ambos conceptos, y te ofrecemos consejos para lograr un seguimiento de proyectos efectivo.
Confundir el seguimiento de proyectos (Project Tracking) con la Gestión de proyectos (Project Management) es erróneo y común, y se suele referir a ambos conceptos para lo mismo. Es importante saber diferenciar cuándo estamos hablando de gestión de proyectos y cuándo estamos hablamos del seguimiento de proyectos.
Por ello definiremos:
Empecemos…
Un proyecto es el conjunto de actividades y tareas que deben realizarse para producir un producto, servicio o resultado específico, generalmente dentro de un plazo determinado, con un coste asociado y debe ser independiente a la herramienta que uses. Lo único que puede alterar la gestión de tus proyectos (en forma y no en fondo) es la metodología o método que uses para gestionarlos.
La gestión de proyectos es el conjunto de disciplinas, procesos y herramientas en las que se apoyan los proyectos durante su ciclo de vida, y ésto es (o mejor dicho debería ser) independiente a la herramienta que estés usando. Lo único que puede variar son los métodos, la forma, y los procesos que uses pero siempre debería tener el mismo objetivo: proporcionar a equipos, gerentes y a las empresas los mecanismos suficientes para coordinar y controlar los proyectos durante su ciclo de vida.
Listado con los procesos que habitualmente añaden valor en la gestión de proyectos, cuando ésta se aplican de forma adecuada:
Gráfico extraído de Informe anual de Wellington sobre el estado del campo de la Gestión de Proyectos en 2019.
Es importante recalcar que la gestión de proyectos debe ser independiente a la forma en que lo hagas (léase metodología), ya que en la mayoría de los casos tendrás que gestionar riesgos, costes, alcances, etc. y practicarlo de forma ágil o tradicional sólo debe impactar en la forma.
Hablando de forma general e ignorando el factor de qué herramienta vamos a usar, el seguimiento de proyectos es un tarea que tiene como propósito proporcionar datos reales sobre el progreso de un proyecto, lo que permitirá estar preparados para resolver problemas y hacer los ajustes necesarios. Ésta tarea suele estar a cargo de Gestores de Proyecto, PMOs, e incluso por los propios equipos.
El seguimiento de proyectos es una de las muchas actividades que se deben realizar cuando se está gestionando un proyecto, por ello muchos suelen asumir esta tarea de manera implícita a la gestión y no le suelen dar la importancia correspondiente y suelen esperar que los procesos generen datos por defecto que permitan hacer el seguimiento de proyectos, mientras que debería ser de la otra forma: El seguimiento de proyectos debe ser una acción pro-activa dentro de la gestión y no una acción reactiva al resultado de los procesos.
debemos ver el seguimiento de proyectos como el conjunto de acciones a realizar, la serie de mecanismos de los que debemos disponer para para obtener datos reales de los proyectos y facilitar la toma decisiones:
El Arco del Seguimiento de Proyectos muestra los pilares en los que se debe apoyar una adecuada monitorización de proyectos.
El seguimiento de proyectos debe hacerse a través de datos y alertas:
Además, es importante que los proyectos sean accionables y auditables:
Disponer de vistas generales y creación de informes que facilite la toma de decisiones:
¿Deseas saber más acerca de las herramientas y mejores prácticas de la gerencia de proyectos?
Potencia la gestión de tu proyecto con capacitación relevante, práctica y dirigida por expertos. Nuestro Diploma Internacional en Gerencia de Proyectos bajo el enfoque del PMBOK® DEL PMI® brinda instrucción experta para que puedas liderar equipos felices y entregar proyectos de alto valor en el mundo.
