Es ese programa de ofimática que se le atraganta a más de uno. Un software destinado a hacer hojas de estilo muy enfocado a departamentos de contabilidad, recursos humanos, márketing y otros, pero que muchas veces no se le saca el suficiente partido. En parte por las engorrosas -y temibles- fórmulas. Hablamos, claro está, de Excel. ¿Quién no se ha atascado alguna vez cuando quería lograr un resultado? Bien, aquí te proponemos una serie de consejos, atajos y trucos para nivel principiante que te permitirán un tiempo precioso en tu trabajo.
Lo primero es conocer el programa informático que pertenece a la suite de ofimática de Microsoft, aunque existen otras variantes que incluyen la mayoría de sus funciones como las hojas de cálculo de Google Drive o un Excel de software libre.
El problema es que este software, que sigue siendo el producto de referencia para las personas que buscan dar sentido a los datos, tiene tantas opciones que pueden abrumar a más de uno. Aunque hay distintas versiones, aquí van algunas ideas para la versión de 2013.
Una de las operaciones más sencillas y recurrentes es insertar nuevas filas a una tabla que estamos confeccionando. Ocurre que estás agrupando una serie de datos y, de repente, reparas en que te falta añadir más información. Pues bien, hay un atajo de teclado que permite agilizar todo el proceso fácilmente. Tan solo hay que pulsar la tecla «Control», mantener «Mayúsculas» y darle al «+». De esta manera, el sistema te advierte del número total de filas que vas a querer insertar.
Otro de los atajos de teclado que te harán el uso de este programa más fácil es entrar en modo edición en cada celda, es decir, en cada cajita donde se añade texto o cifras. Para ello, hay que pulsar la tecla de función «F2». Una tecla esencial que te va a reducir bastante tiempo es «F4». Si la pulsas se replica la última acción ejecutada. Es decir, si has introducido una fórmula compleja la repite fácilmente.
También es esencial agilizar tareas por medio de abrir menús y submenús rápidamente. Así, en las últimas versiones de Excel se puede mostrar una pestaña en la cinta de opciones presionando tan solo la tecla de la pestaña. Si se pulsa la letra B entras en la pestaña «Insertar», mientras que si lo haces con la letra U consultas las «Fórmulas». Eso sí, siempre manteniendo la tecla «Alt» del teclado.
Normalmente, cuando una persona está creando una tabla le quiere dar un toque especial y hacerlo visualmente intuitivo y fácil de consultar. Es donde entran en juego algunos recursos visuales. Así, si se pulsa «Ctrl+Mayus+&» se aplica el contorno a las celdas seleccionadas, mientras que «Ctrl+Mayus_» hace lo contrario, quitar el contorno de las celdas seleccionadas.
En la larga lista de atajos de teclado de Excel se encuentra también una que posiblemente se le dará bastante uso. Es aplicar el formato «fecha» con el día, mes y año de la entrada. Se hace con la combinación «“Ctrl+Mayus+#». Por contra, se si quiere añadir la hora y los minutos se pulsa «Ctrl+Mayus+@». Para insertar la hora actual hay que hacer «Ctrl+Mayus+».
Si la hoja de cálculo contiene datos, «Ctrl+A» permite seleccionar la región actual. Al presionar «Ctrl+E» por segunda vez, se selecciona toda la hoja de cálculo. Cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula, se muestra el cuadro de diálogo Argumentos de función. En cambio, con «Ctrl+Mayús+A» se puede insertar paréntesis y nombres de argumento cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula.
Con el comando «Ctrl+V» se inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción y reemplaza cualquier selección. Es decir, el clásico «pegar». Está disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda. «Ctrl+Alt+G» muestra el cuadro de diálogo «Pegado especial». Disponible únicamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda en una hoja de cálculo o en otro programa.
Se trata de la opción llamada «Flash Fill» o «Relleno rápido» en 2013, con la que automáticamente se pueden rellenar los datos cuando la herramienta detecta un patrón. Por ejemplo, si se pone una lista de números de productos en las primeras diez celdas de la columna A: de «ABC-00001» a «ABC-00010», solo necesitas rellenar esos número correlativos. Se puede usar para separar los nombres y apellidos de una sola columna, o combinar nombres y apellidos de dos columnas diferentes. La opción debes de tenerla activada («Herramientas/Opciones/Avanzadas/Opciones» de edición y seleccione la casilla Relleno rápido automático). Luego, empieza a escribir «00001», o el patrón que desees, en la primera celda. Escribe el siguiente número en la celda que se encuentra debajo. Entonces, «Flash Fill» reconocerá el patrón y completará los números de producto restantes por ti. Pulsa la tecla Intro para aceptar.
Esta es una de las primeras funciones que probablemente aprenderás en Excel: cómo sumar una fila o columna. Pero, ¿sabes cómo ejecutar la acción en segundos? ¿Cómo se hace? Selecciona la celda final sabía de una fila o columna y presiona «Alt +» para ejecutar la función. Autosuma está: «Inicio/Autosuma/Fórmulas/Autosuma».
Una de las funciones más extendidas es sumar. Sin «sumar» muchos usuarios de este servicio no le encontrarían ningún sentido. Las operaciones matemáticas básicas son bastante sencillas introduciras. Por ejemplo, si quieres sumar dos o más números hay que escribir en el campo de fórmulas «SUMAR.SI», por lo se generará automáticamente la secuencia. Si se seleccionan las cifras y se añade esta fórmula en otra celda se sumarán todos. Útil para hacer la contabilidad. Ejemplos, SUMAR.SI(A1:A10).
Es fantástico lo que puede hacer este software. Por ejemplo, también permite crear gráficos fácilmente de manera sencilla. Para ello, hay que seleccionar una serie de datos añadidos en las columnas (por ejemplo, número de afectados) y pulsar en «Insertar/Gráfico». Así aparecerán varias opciones para modificar tanto sus colores como el tipo y estilo del mismo. Una operación fácil de usar. Para seleccionar todos los datos de una columna tan solo hay que dirigirse al primer valor y, mientras se pulsa «Mayúsculas», ir al último número que quieres utilizar.
Ahora conoces por qué es importante aprender Excel. Independientemente de la carrera que pienses estudiar, manejar este programa te será de gran ayuda en tu futuro profesional. Informes aquí.
