Un objetivo directo del análisis de procesos es la mejora de los mismos, mediante la eliminación de los costes redundantes y la reducción del tiempo para la finalización de los ciclos de los procesos. Pero para que el análisis y la mejora de procesos de negocios tengan más posibilidades de lograr los objetivos deseados, estos pasos deben realizarse de acuerdo con las mejores prácticas del mercado.
El análisis y mejora de procesos de negocio también debe cumplir con los intereses de las partes interesadas, y cumplir con las políticas de gobierno corporativo, pues la sistematización de procesos permitirá que los directores empiecen a ejercer influencia a partir de indicadores clave de rendimiento (KPI) estándar. – Un sendero de auditoría permitirá la adaptación de los procesos a los requisitos de conformidad.
A pesar de la simplificación de los flujos y procesos con las mejoras adoptadas, el análisis de los procesos a través de prácticas de BPM deben ver más allá de la optimización y de las mejoras del proceso.
Análisis y mejora de procesos de negocios: herramientas correctas
Es esencial que los gerentes y analistas de negocios cuenten con herramientas adecuadas y tengan acceso a una consultoría en BPM especializada o que dispongan de un equipo cualificado que tenga capacitación en BPM.
Es importante que todos hablen un único idioma y que este pase la prueba del tiempo. El uso de metodologías consolidadas para llevar a cabo el análisis de los procesos existentes permitirá el mapeo de procesos BPM de una forma estándar, con la documentación y definiciones precisas.
Análisis de procesos: primeros pasos
Estos son ejemplos de los pasos iniciales, que son necesarios para que el análisis de los procesos de negocios sea consistente:
1) Identificación de problemas de negocios o requisito de alcance
Abordar exitosamente las cuestiones de negocios requiere un enfoque que asegure que todos los detalles relacionados a las necesidades estén claramente definidos, que el alcance esté totalmente entendido por todos, que se utilice un lenguaje común, y lo más importante, que todos los responsables estén alineados y tengan el mismo nivel de comprensión en términos de alcance y entregables.
El establecimiento de un inventario de procesos facilita y regula el análisis, además de definir un “lenguaje común de procesos ” para describir el problema y / o la demanda.
Los entregables incluyen:
Identificar los procesos que están en el campo de actuación, y en qué orden deben ser analizados.
Definir lo que significa cada proceso en el contexto de los negocios y hacer una breve exposición de motivos (para qué fue proyectado el proceso).
Aclarar cada proceso en una secuencia, por nivel orgánico, el departamento y su función.
Establecer las posiciones organizativas implicadas en el proceso (nombres de las personas clave).
Identificar los sistemas de TI clave en el proceso.
El esfuerzo estimado, el enfoque y los costos para analizar cada proceso.
2) Análisis de procesos de negocio (como son actualmente)
Entender los procesos de negocio actuales a través de un formato cuantificable y fácil de entender es crucial para la toma de decisiones en torno a los cambios en los procesos de negocio, y ver cuál será el impacto o valor añadido.
Ninguna recomendación o solución es completa sin conocer la “línea de base” (baseline) del rendimiento actual, volúmenes, costos de función y otras métricas.
Es importante elaborar un mapa de los procesos de negocio actuales en detalle, describiendo claramente:
Las actividades.
Las funciones.
Las interacciones entre los procesos.
Los sistemas actualmente en uso.
3) Captura de métricas
Es necesario definir la relación entre cada función identificada en el proceso y las actividades por las que son responsables y analizar:
El tiempo transcurrido en cada paso del proceso.
Los volúmenes de entrada y porcentajes de volumen.
Costes de las funciones.
Las métricas son clave para el análisis y mejora de los procesos de negocios
El análisis de procesos por medio de métricas de evaluación que calculen, por ejemplo, costes y el tiempo implicado en cada ciclo y cada paso de los procesos desde la entrada a la salida, estableciendo una línea de base mensurable y cuantitativa para la comparación. La supervisión de estos números a través de paneles de control gestión, así como el desarrollo de análisis estadísticos de previsión, permitirá que los cambios sean determinados por los responsables, de forma reactiva o de acuerdo con las estrategias de negocio.
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