¿Qué es la importancia de la gestión de proyectos?’ Es una pregunta interesante que los clientes a veces plantean. Te preguntarán: “¿No podemos simplemente informar al equipo que está haciendo el trabajo y administrarlos nosotros mismos? Será mucho más barato”.
Se preguntan si realmente necesitan de la gestión de proyectos porque en el papel parece un impuesto y gasto general innecesario, ya que los gerentes de proyectos realmente no entregan nada y, con mucha frecuencia, obstaculizan lo ellos que quieren que haga el equipo. Entonces, si todo eso es cierto, ¿por qué es importante la gestión de proyectos?
La verdad es que ejecutar proyectos sin una buena gestión de proyectos es una economía falsa. A menudo se piensa que es una carga innecesaria para el presupuesto, y no hay duda de que puede ser costoso, hasta un 20% del presupuesto general del proyecto. ¿Pero puede permitirse no tener gestión de proyectos? Sin eso, ¿Qué mantiene unidos al equipo y al cliente? Y sin ella, ¿Quién queda como líder en los altibajos, choques y catástrofes de los proyectos?
Una excelente gestión de proyectos significa mucho más que mantener controlado el triángulo de hierro de la gestión de proyectos, cumpliendo con los plazos, el presupuesto y el alcance; une a los clientes y los equipos, crea una visión para el éxito y pone a todos en la misma página de lo que se necesita para mantenerse en el camino hacia el éxito. Cuando los proyectos se gestionan correctamente, hay un impacto positivo que reverbera más allá de la entrega de “las cosas”.
La gestión del proyecto es importante porque garantiza que lo que se está entregando está bien hecho y proporcionará un valor real frente a las oportunidades de negocios.
Cada cliente tiene ciertos objetivos estratégicos y los proyectos que hacemos para ellos les ayudan a cumplirlos. La importancia de la gestión de proyectos se realiza en la garantía que haya rigor en la arquitectura de los proyectos de manera adecuada para que se ajusten bien al contexto más amplio de los marcos estratégicos de nuestros clientes. Una buena gestión de proyectos garantiza que los objetivos de los proyectos se alinean estrechamente con los objetivos estratégicos del negocio.
Al identificar un caso de negocios sólido y ser metódico en el cálculo del retorno de la inversión, la gestión de proyectos es importante porque puede ayudar a garantizar que se entregue lo correcto, lo cual va a brindar un valor real.
Por supuesto, a medida que avanzan los proyectos, es posible que surjan riesgos, que se conviertan en problemas o incluso que la estrategia comercial cambie. Pero un gerente de proyectos se asegurará de que el proyecto sea parte de esa realineación. La importancia de la gestión de proyectos se demuestra en casos donde los proyectos se desvían del curso o no se adaptan a las necesidades del negocio, llegando a ser costosos o innecesarios.
La gestión de proyectos es importante porque le aporta liderazgo y dirección a los proyectos.
Sin la gestión del proyecto, un equipo puede ser como un barco sin timón; Moviéndose pero sin dirección, control o propósito. El liderazgo le permite al equipo hacer su mejor trabajo. La gestión de proyectos proporciona liderazgo y visión, motivación, entrenamiento, elimina los obstáculos e inspira al equipo para que haga lo mejor que puede.
Un gestor de proyecto le sirve al equipo pero también denota las claras líneas de responsabilidad. Con un gerente de proyecto en su lugar, no hay confusión sobre quién está a cargo y en control de lo que está sucediendo en un ambiente de constante cambio. Los gerentes de proyecto imponen el proceso y mantienen a todos en el equipo en línea también porque, en última instancia, son responsables de que el proyecto fracase o tenga éxito.
La gestión del proyecto es importante porque garantiza que haya un plan adecuado para ejecutar los objetivos estratégicos.
Cuando se le deja la gestión de proyectos al equipo, verás que los equipos trabajan sin los informes adecuados, los proyectos carecen de enfoque, pueden tener objetivos vagos o nebulosos y dejan al equipo sin estar muy seguro de lo que se supone que deben hacer o por qué.
Como gerentes de proyecto, nos posicionamos para prevenir tal situación e impulsar el cumplimiento oportuno de las tareas, dividiendo el proyecto en tareas para nuestros equipos. A menudo, la previsión para adoptar este enfoque es lo que diferencia una buena gestión de proyectos de una mala. Dividirse en partes más pequeñas del trabajo permite a los equipos mantenerse centrados en objetivos claros, orientar sus esfuerzos hacia el logro del objetivo final mediante la realización de pasos más pequeños e identificar riesgos rápidamente, ya que la gestión de riesgos es importante en la gestión de proyectos.
Habitualmente, los objetivos de un proyecto tienen que cambiar en conjunto con el riesgo de materialización. Nuevamente, sin un supervisor y una administración dedicados, un proyecto podría fallar rápidamente, pero una buena gestión del proyecto (y un buen gerente de proyecto) es lo que permite al equipo enfocarse y, cuando sea necesario, volver a concentrarse en sus objetivos.
La gestión de proyectos es importante porque garantiza que se establezcan expectativas adecuadas en torno a lo que se puede entregar, cuándo y por cuánto. En la fase de planificando y desarrollando proyectos, la gestión es absolutamente necesaria.
Sin una gestión adecuada del proyecto, se pueden establecer estimaciones presupuestarias y plazos de entrega del proyecto que sean demasiado ambiciosos o carezcan de una visión de estimación análoga de proyectos similares. En última instancia, esto significa que sin una buena gestión de proyectos, los proyectos se entregan tarde y sobrepasan el presupuesto.
Los gerentes de proyectos efectivos deben ser capaces de negociar plazos e hitos razonables y alcanzables entre los interesados, los equipos y la administración. Con demasiada frecuencia, la urgencia puesta en la entrega compromete los pasos necesarios y, en última instancia, la calidad del resultado del proyecto.
Todos sabemos que la mayoría de las tareas tomarán más tiempo de lo previsto inicialmente – un buen gerente de proyecto puede analizar y equilibrar los recursos disponibles, con el cronograma requerido, y desarrollar un calendario realista. La gestión de proyectos es realmente importante a la hora de programar, ya que trae objetividad a la planificación.
Un buen gerente de proyecto crea un proceso claro, con plazos alcanzables, que permite a todos los miembros del equipo del proyecto trabajar dentro de límites razonables, y no crear expectativas irracionales.
La gestión de proyectos es importante porque garantiza que la calidad de lo que se está entregando siempre está a la altura.
Los proyectos también suelen estar bajo una enorme presión para ser completados. Sin un gerente de proyecto dedicado, que cuente con el apoyo y la aceptación de la administración ejecutiva, se subestiman las tareas, los cronogramas se vuelven más apretados y se aceleran los procesos. El resultado de todo esto es un producto de mala calidad. La gestión de proyectos dedicada garantiza que un proyecto no sólo tenga el tiempo y los recursos para entregar, sino también que la calidad del se evalúe en cada etapa.
La buena gestión de proyectos exige fases cerradas en las que los equipos pueden evaluar el resultado en cuanto a calidad, aplicabilidad y retorno de inversión. La gestión del proyecto es de vital importancia para el aseguramiento de la calidad, ya que permite un proceso escalonado y en fases, creando tiempo para que los equipos examinen y prueben sus resultados en cada paso a lo largo del camino.
Potencia la gestión de tu proyecto con capacitación relevante, práctica y dirigida por expertos. Nuestro Diploma Internacional en Gerencia de Proyectos bajo el enfoque del PMBOK® DEL PMI® brinda instrucción experta para que puedas liderar equipos felices y entregar proyectos de alto valor en el mundo.
