Cuando hablamos de reducir tiempos de la cadena logística, hablamos de mejorar la capacidad de respuesta de nuestra cadena de suministro. Esto se traduce en aumentar la agilidad operativa y de gestión ganando eficiencia en cada uno de los procesos que componen la cadena de suministro.
Pero para ganar eficiencia en nuestros procesos primero debemos conocerlos y analizarlos bien. Este análisis nos servirá para obtener una imagen inicial y realista de nuestra propia situación actual sin idealismos ni elucubraciones que desvirtúen la realidad. Por tanto, lo primero que debemos hacer es recabar información precisa que nos defina cuál es nuestra realidad actual.
Podremos entonces aplicar técnicas de mejora de la productividad, implantar procedimientos estándar que eviten despilfarros y abordar otras medidas de mejora de la logística interna para mejorar nuestra organización estructural, nuestras vías de comunicación y la eficiencia en las operaciones. A partir de ahí podremos aplicar sistemas de automatización de procesos y de captura de datos que nos ayuden a optimizar al máximo nuestros recursos, acortando tiempos y, por tanto, mejorando notablemente nuestro lead time.
Pero, ¿por qué debemos conseguir acortar nuestro lead time? Si el objetivo de la cadena de suministro es hacer llegar a manos del cliente lo que ha pedido, en el momento lo necesita, en el lugar y tiempo adecuado, la importancia de conseguir que nuestra cadena de suministro sea cada vez más corta en el plano temporal afectará directa y positivamente sobre el nivel de servicio.
Concepto que se define como el tiempo que transcurre desde que recibimos la orden de pedido hasta su entrega en destino.
Una buena forma de medirlo está en nuestra base de datos de históricos. Comparando nuestra fecha de entrega, con nuestra fecha de pedido y analizando todas las áreas cuya actividad tenga repercusión directa o indirecta sobre los tiempos de la cadena de suministro, tendremos una idea bastante precisa de nuestro propio lead time. Conocerlo es el primer paso para reducir el tiempo de la cadena logística.
Exponiéndolo de forma muy resumida y simplificada podríamos decir que toda la filosofía Lean busca la simplificación, la optimización de procesos y recursos a través de la aplicación de diversos métodos estandarizados. La estandarización implica eliminar tiempos empleados en resolver cuestiones provocadas por la falta de ésta. Dicho de otra forma, se trata de evitar que en toda la cadena se emplee tiempo productivo en cuestiones del tipo: “cuál es el mejor modo de hacer esto”. Estas cuestiones deben venir resueltas por el estándar que todos deben conocer y aplicar.
No se trata sólo de aplicar estándares ya creados, sino que la filosofía Lean nos enseña también a detectar patrones repetitivos y aprovecharlos para el ahorro de tiempos en áreas donde no se aplican. Esto sería equivalente a crear un estándar nuevo.
Otra forma de ahorrar tiempos en la cadena logística sería localizar procesos duplicados y eliminarlos. Ejemplo: si acordamos unos estándares de calidad con nuestros proveedores y ellos se comprometen a crear robustos procedimientos que garanticen el cumplimiento estricto de esos estándares, como resultado obtendremos que dicho control no deberá seguir realizándose por duplicado, en casa del proveedor y en nuestras instalaciones, por lo que al eliminar un control que resulta innecesario el tiempo total de dicho proceso se reducirá notablemente.
Cuando hablamos de acortar tiempos logísticos hablamos de evitar despilfarros, buscar la simplicidad y reducir inventarios.
Operar con cross-docking implica un ahorro implícito de tiempos ya que reducimos los niveles de stock necesarios para satisfacer la demanda y agilizamos el flujo de mercancías, es decir, reducimos tiempos de ejecución eliminando pasos intermedios innecesarios entre la recepción y la expedición.
Aplicando el método JIT a nuestro almacén aprovechamos al máximo las capacidades y tiempos de nuestros proveedores. En determinadas circunstancias y para procesos muy concretos podemos conseguir que sea el propio proveedor el que sirva en JIT sus referencias directamente en el punto de uso. Ejemplo: imaginemos que uno de nuestros proveedores se encarga de reponer constantemente todas sus referencias en nuestras zonas de picking. Todo el tiempo y recursos propios empleados en dicho proceso dejarían de ser necesarios y podríamos emplearlos en agilizar otros procesos que estén actuando de cuello de botella con lo que, aparte de la optimización de recursos, nuestro lead time mejoraría ostensiblemente.
Un buen indicador de la existencia de problemas ocultos o que se han tratado de encubrir durante mucho tiempo es el exceso de inventario. Detectar que estamos necesitando excesivas cantidades de inventario para satisfacer la demanda puede ser indicativo de que estamos sufriendo problemas ocultos que el exceso de referencias se encarga de ocultar. Ejemplo: lead time excesivos por ineficacias en producción se suelen resolver con lotes excesivamente grandes que redundan en innecesarios excesos de niveles de inventario.
Como hemos visto la estrecha colaboración con los proveedores y el establecimiento de relaciones a largo plazo facilitan una mejor planificación del suministro y el ahorro de procesos y tiempos, pero también pueden tener otro efecto positivo que es el aumento de la rotación de nuestros stocks. Aumentar la rotación también nos permite reducir niveles de stock. Ya que al precisar mejor los tiempos de suministro y aumentar su fiabilidad, podemos aumentar la frecuencia del reabastecimiento y por tanto necesitar menos stock para satisfacer la misma demanda.
Reducir el nivel de stock permitirá la mejor detección y por tanto la resolución de los problemas que se ocultaban tras él y que causaban ineficiencias que alargaban innecesariamente nuestros procesos, por tanto, al reducir el stock, mejoramos los tiempos de la cadena logística y estamos en disposición de iniciar una mejora continua de nuestra intralogística, que es nuestro siguiente consejo.
¿Cómo? Analizando KPI’s y resolviendo (no encubriendo) nuestros problemas.
Una vez establecido un sistema de indicadores de gestión con el fin de analizarlos con criterios de productividad podremos utilizar la información recabada con el fin de detectar y resolver los problemas fundamentales de nuestros procesos intralogísticos. Debemos estar preparados para recibir esta información con objetividad e imparcialidad ya que en ocasiones evidenciarán como necesarias la toma de medidas de cierta envergadura como pueden ser cambios en el lay out.
Cuando empecemos a utilizar los datos para resolver problemas conseguiremos la optimización progresiva de nuestros procesos logísticos internos. Veremos una mejora de eficiencia y eficacia que traerá consigo una reducción de los recursos que son necesarios para alcanzar los mismos objetivos. Menores tiempos necesitan menos recursos humanos y desde luego menos inventario. Trabajar con menores niveles de stock por pura lógica siempre traerá consigo una gestión más eficiente, menores tiempos de proceso de gestión de dicho stock, reducción de recorridos, de controles y en definitiva un lead time más corto.
Este punto y el anterior forman una especie de círculo vicioso positivo ya que, mejorando los niveles de stock, la intralogística se ve mejorada y a su vez, la mejora en la intralogística necesita menores niveles de stock para obtener los mismos o mejores resultados.
Mejorar los tiempos de la cadena logística necesita de una gran coordinación y precisión en las actuaciones. Toda mejora necesita una planificación basada en datos que la vertebre y un objetivo claro con controles precisos que nos informen del estado de evolución de la mejora en tiempo real.
El único medio para lograr esa vertebración de las mejoras es la implantación de la tecnología, en el caso de la logística la herramienta tecnológica más destacada es un SGA. Gracias a la capacidad del sistema SGA de recabar datos en tiempo real la cantidad de indicadores que podemos controlar y su alto nivel de precisión nos permitirá ganar en capacidad de reacción, avanzar en mejora de procesos y por supuesto a reducir niveles de stock y acortar tiempos en toda nuestra intralogística.
Siempre y cuando estén controlados y coordinados por un buen SGA, los apoyos tecnológicos a procesos, la implantación de sistemas de captura de datos o la introducción de automatismos, eliminan errores humanos y aumentan notablemente la eficacia y la eficiencia de los procesos. Esto es así porque estos sistemas guían los procesos manuales o directamente los sustituyen por automáticos. En ambos casos, las acciones repetitivas ganan fiabilidad, el número de incidencias y errores que provocan retrasos prácticamente desaparecen, etc. Se ejecutan los mismos procesos, pero con mayores índices de calidad y en un menor período de tiempo.
Para reducir el tiempo de la cadena logística no es aconsejable empezar la casa por el tejado. Todo proyecto de reforma, y los proyectos de mejora continua lo son, deben abordarse paso a paso y de forma ordenada. No todo es ponerse a implantar automatismos y sistemas de capturas de datos que acorten tiempos de manera drástica. Previamente debemos realizar un intenso trabajo de recopilación de datos y transformarlos en información a través de su análisis. Esa información debe someterse a un intenso estudio y conocimiento para poder construir una imagen real de nuestra situación actual respecto al proyecto que vamos a iniciar.
La tecnología jugará un papel fundamental ya que proporciona una interfaz ideal para iniciar la planificación previa a cualquier proyecto de mejora. Un software de gestión de almacenes nos proporciona una capacidad para recabar datos en tiempo real imposible de conseguir por medios manuales.
Recabada la información de forma precisa y en tiempo real, podremos empezar a mejorar nuestros problemas fundamentales que son aquellos que generan mayores despilfarros a la organización: diseño de layout, tiempos de espera, exceso de inventarios, desplazamientos innecesarios, redundancia de operaciones, etc.
Aumentaremos nuestra capacidad de alcanzar los mismos objetivos empleando una cantidad significativamente menor de recursos gracias a la simplificación y estandarización de tareas. Esto nos otorgará mayor potencial para afrontar cada vez mayor cantidad de proyectos ya que los recursos que no se necesitan en operaciones ya optimizadas quedan disponibles para abordar mejoras en otras áreas.
